Bahas Tuntas Materi Kas Kecil [Definisi, Fungsi, Manfaat, Karakteristik, Metode pencatatan, dan buku kas kecil serta Contoh Soal + Jawaban]

Kamis, 10 September 2020

Halo sahabat, kali ini kita akan membahas tuntas materi seputar akuntansi, tepatnya materi kas kecil. Kas kecil atau sering disebut juga dengan petty cash menjadi alternatif ketika perusahaan hendak membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Untuk pembahasan lebih lanjut check this out!

1. Definisi

Kas kecil (petty cash/bon cash) adalah sejumlah uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar dengan menggunakan cek. Pengelolaan dana kas kecil diserahkan kepada pemegang dana kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari pihak luar. Dana yang dikelola hanya diterima dari pemegang kas besar dan kas umum.

Pembentukan dana kas kecil ditentukan dengan surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana untuk mnegisi kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dari adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil, Pemakai dana kas kecil bertanggung jawab dengan membuat pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir kas kecil yang dilampiri bukti-bukti pengeluarannya untuk sementara oleh pemegang dana kas kecil. Bukti-bukti tersebut disimpan, pada waktu dana kas kecil menipis, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran tersebut.

2. Fungsi

Fungsi dari kas kecil sebenarnya sudah dapat diketahui dari definisi kas kecil diatas. Namun secara lebih rinci fungsi dari kas kecil yaitu sebagai berikut:

Untuk membayar pengeluaran perusahaan yang jumlah nominalnya relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar dengan menggunakan cek
Untuk menangani masalah perlengkapan kantor
Untuk digunakan sebagai dana talangan/ digunakan untuk membiayai hal-hal yang bersifat mendadak
Untuk meringakan beban karyawan dalam memberikan pelayanan maksimal kepada pelanggan

3. Manfaat

Manfaat dari adanya dana kas kecil yang disediakan oleh perusahaan adalah untuk mempermudah para stakeholder perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya. Para stakeholder perusahaan dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien.

Baca Juga :

4. Karakteristik Kas Kecil

Kas kecil memiliki beberapa karakteristik yaitu sebagai berikut:

Jumlah nominalnya ditentukan/ dibatasi oleh manajemen perusahaan
Digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil
Dana kas kecil dipegang dan dikelola oleh kasir kas kecil/ petugas keuangan
Umumnya disimpan di tempat khusus yaitu di kotak kecil yang biasa disebut petty cash box

5. Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Metode pencatatan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal kas kecil serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan akuntansi perusahaan yang telah ditetapkan, yaitu dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) maupun metode dana tidak tetap atau disebut juga metode fluktuasi (fluctuation fund method).

a. Metode Dana Tetap (Imprest Fund Method)

Di dalam metode ini jumlah saldo rekening kas kecili selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Cek tersebut diuangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan pembayaran, kasirkas kecil harus membuat bukti pengeluaran, yang harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada di dalam peti kas (cash box).

Pencatatan transaksi kas kecil dilakukan pada saat terjadinya pengisian kembali, dengan konsekuensi pembayaran dianggap melalui kas besar. Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan kas kecil dengan menggunakan sistem dana tetap:

Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebet perkiraan/ akun Kas Kecil dan mengkredit Kas Bank;
Pada saat terjadi transaksi pembayaran, biaya tidak langsung dicatat dalam jurnal, tetapi ditunda hingga saat pengisian kembali dana kas kecil;
Pada waktu pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan ayat jurnal dilakukan untuk transaksi pembayaran yang disertai bukti pembayaran. Pencatatan yang dilakukan adalah dengan mendebet akun Biaya yang sesuai dan mengkredit akun Kas Bank;
Jika pada akhir periode penutupan buku belum dilakukan pengisian kembali dana kas kecil yang telah terpakai, berarti masih terdapat bukti bukti pembayaran yang belum dicatat. Agar saldo kas kecil sesuai dengan keadaan sebenarnya, perlu dibuat pencatatan ayat penyesuaian. Pencatatan dilakukan dengan cara mendebet akun Biaya yang sesuai dan mengkredit Kas Kecil.

Jika jumlah dana dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit pada akhir periode. Kasir kas kecil akan minta pengisian kembali ka kecilnya sebesar jumlah yang dibayar dari kas kecil. Dengan cara ini, jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula.

Pada saat meminta pengisian kembali, kasir kas kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar pengeluaran yang sudah dibayar. Pengisian kembali ini dicatat dengan mendebet Rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran yang dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan mengkredit Kas. Dengan cara ini saldo rekening kas kecil tidak akan berubah. Pihak yang bertugas membuat jurnal adalah Bagian Akuntansi.

Untuk mengetahui sisa uang yang ada dalam kas kecil, kasir kas kecil bisa membuat catatan kas kecil. Tetapi perlu diketahui bahwa dalam metode dana tetap, kasir kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dan tidak dapat dijadikan dasar pencatatan dalam buku besar.

Ciri-ciri penerapan metode dana tetap pada kas kecil adalah sebagai berikut:

Pengelola kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan sesuai kewenangannya. Dengan bukti-bukti tersebut, pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas umum;
Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan, sehingga dana kas kecil tersedia kembali;
Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, bukti-bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas sebagai pengeluaran kas kecil.

b. Metode Dana Tidak Tetap/Fluktuasi (Fluctuation Fund Method)

Dalam metode dana tidak tetap (fluktuatif), pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah tetap, sehingga jumlah pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Oleh karena itum dalam metode dana tidak tetap tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian terhadap saldo akun kas kecil pada akhir periode.

Dalam metode dana tidak tetap, saldo kas kecil berubah-ubah. Penggunaan prosedur pencatatan fluctuation fund method adalah sebagai berikut:

Pada saat pembentukan dana kas kecil, akan dilakukan pencatatan dengan mendebet Kas Kecil dan mengkredit Kas;
Setiap ada pengeluaran kas kecil, langsung dilakukan pencatatan dengan mendebet Beban dan mengkredit Kas Kecil;
Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau lebih keci daripada saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa kas kecil yang sudah dikeluarkan.

Perbedaan pencatatan dan saldo antara sistem dana tetap dan sistem dana tidak tetap adalah sebagai berikut:

Pada sistem dana tetap, saldo kas kecil tetap (tidak berubah) kecuali jika ada penambahan dana. Pengeluaran dari dana kas ini akan langsung dikeluarkan dari kas bank;
Pada sistem dana tidak tetap/fluktuasi, saldo kas kecil berubah-ubah sesuai dengan penggunaan dan pengisian kembali. Pengeluaran dana dari kas ini langsung mengurangi saldonya.

Nah, Sahabat untuk lebih memahami letak perbedaan sistem dana tetap dengan sistem dana tidak tetap atau sistem fluktuasi, Yuuk kita melangkah ke contoh soal dan pembahasannya. Check this out!!

6. Contoh Soal Kas Kecil dan Jawabannya

PD Aneka Jaya menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil. Kas tersebut mulai dibuka pada tanggal 1 Desember 2019 dengan menerima uang sebanyak Rp 3.000.000 dari kas. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 15 dan 30. Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Desember 2019 adalah sebagai berikut:

2 Des Dibeli materai Rp 320.000 (suplai kantor)

7 Des Dibayar rekening listrik Rp 340.000 dan air Rp 220.000

12 Des Dibayar biaya iklan pada Harian Kompas Rp 200.000

14 Des Dana kas kecil dianggap terlalu besar, maka Rp 500.000 disetor kembali ke kas.

15 Des Dana kas kecil diisi kembali

18 Des Dibayar biaya angkut pembelian Rp 225.000

22 Des Dibayar biaya telepon Rp 400.000

26 Des Dibeli perlengkapan kantor RP 725.000

28 Des Dibayar untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 175.000 (biaya rupa-rupa)

30 Des Dibayar biaya angkut barang Rp 130.000

30 Des Dana kas kecil diisi kembali.

Diminta:

a. Buatlah buku kas kecil

b. Buatlah jurnal umum, jika menggunakan metode:

Sistem dana tetap (imprest fund system)
Sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)

Jawaban:

a. Buku Kas Kecil

b. Jurnal Umum Kas Kecil (dalam Rupiah)

Sistem dana tetap (imprest fund system)

2. Sistem dana tidak tetap/fluktuasi (fluctuation fund system)

Sekian dulu ya sahabat pembahasan mengenai materi kas kecil. Semoga sahabat sudah paham dengan baik. Jika sahabat masih belum paham, bisa bertanya dikolom komentar yaa.Tetap semangat dalam menuntut ilmu, sampai ketemu diartikel selanjutnya. Thanks for Reading my articles.

NIDAR